DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Destek Hizmetleri Müdürlüğünün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Dayanak
Madde 2- Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunun15/b maddesi ile 22.04.2006 tarihli resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslara dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Kâğıthane Belediyesini,
b) Servis: Destek Hizmetleri Müdürlüğüne doğrudan bağlı alt birimleri,
c) Üst yönetici: Kâğıthane Belediye Başkanını,
d) Üst yönetim: Kâğıthane Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarını,
e) Başkan: Kâğıthane Belediye Başkanını,
f) Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Destek Hizmetleri Müdürlüğü ve Alt Birimlerinin Görevleri
Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görevleri
Madde 4- Aşağıda belirtilen görevler, Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yürütülür:
a) Belediyenin acil ve küçük ölçekli mal ve hizmet ihtiyaçlarını doğrudan temin yolu ile temin etmek
b) Belediyenin orta ve büyük ölçekli taşınır mal ve sarf malzemesi ihtiyaçlarını mal alım ihalesi yolu ile temin etmek
c) Belediyenin orta ve büyük ölçekli hizmet ihtiyaçlarını hizmet alım ihalesi yolu ile temin etmek
d) Memur personelin yemek ve servis ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak
e) Doğrudan temin işlemleri ile mal ve hizmet alım ihalelerinin belgelerini oluşturmak, hak edişlerini düzenlemek
f) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne kurum içi ve kurum dışından gelen evrakların, dilekçelerin kayıt, dosyalama, arşivleme, yazışma işlemlerini yapmak
g) Belediye hizmetlerinde kullanılan jeneratör, dalgıç pompa, hidrofor gibi ekipmanın tamir ve bakımını yaptırmak, hizmete hazır halde tutmak
h) Belediye hizmetlerinin aksamaması için bina ve tesislere ait ısıtma, aydınlatma, su ve haberleşme gibi teknik sistemleri kullanılabilir durumda tutmak, bakımlarını ve gerektiğinde tamiratını yapmak
i) Belediye binalarının ve tesislerin güvenliğini sağlamak
j) Belediye binalarının ve tesislerin temizlik hizmetlerini yürütmek
k) Belediye organizasyonlarında ve törenlerde destek hizmeti vermek
l) Belediyeye ait taşınmazların ve tesislerin haberleşme, elektrik, su, doğalgaz gibi giderlerinin faturalarının ödemelerinin zamanında yapılmasını takip etmek
m) Belediye birimlerinin kullanımına sunulacak malzemelere ilişkin ambar oluşturmak
o) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait ambarların ve taşınırların işlemlerini yürütmek
p) Belediye birimlerinin araç ihtiyacını başşoförlük emrindeki resmi ve kiralık araçlar vasıtasıyla karşılamak
r) Belediyeye ait araç ve iş makinalarının tamir ve bakımlarını yaptırmak
s) Belediye hizmetlerinde kullanılan resmi ve kiralık araçların akaryakıt ikmallerini yapmak
t) Belediyeye ait resmi araçların dosyalarını takip etmek, zorunlu mali sorumluluk sigortası ve periyodik muayenelerini yaptırmak
Satınalma ve İhale Servisi
Madde 5- Satınalma ve İhale Servisinin görevleri şunlardır:
a) Doğrudan temin: Limitleri her yıl Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen limitler arasında kalan mal ve hizmet ihtiyaçlarının doğrudan temin yolu ile karşılanması
b) Mal alım ihalesi: Belediye hizmetlerinin yürütülmesinde kullanılan hizmet araçlarına akaryakıt temin edilmesi, kırtasiye malzemesi temini ve diğer taşınır malların ihale yolu ile temin edilmesi
c) Hizmet alım ihalesi: Belediye hizmetlerinin yürütülmesi sırasında ihtiyaç duyulan hizmet araçlarının kiralanması, memur personel öğle yemeğinin temini, memur personelin sabah ve akşam işe gidiş gelişinin sağlanması amacıyla servis kiralanması, belediye araç ve iş makinalarının tamir ve bakımının yaptırılması, belediyeye ait taşınmazların ve tesislerin güvenliğinin sağlanması, belediyeye ait yıllık veya dönemsel bazı işlerin yürütülmesi için işçilik hizmeti alınması, belediyeye ait taşınmazların ve tesislerin temizlik hizmetlerinin yapılması ve diğer benzeri işlerin ihale yoluyla karşılanması
d) Kontrol: Doğrudan temin yoluyla veya ihale suretiyle alınan mal ve hizmet alımlarının sözleşmelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak amacıyla takibi, ödemelerinin yapılması, muayene ve kabul işlemleri ile diğer benzeri ihale sonrası işlerin takibi
e) Evrak kayıt ve yazışma: Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
f) Müdür tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirilmek.
İdari İşler Servisi
Madde 6- İdari İşler Servisinin görevleri şunlardır:
a) Teknik Hizmetler: Belediye hizmetlerinde kullanılan, elektrik, su ve kalorifer tesisatı, kalorifer kazanı, telefon, telsiz, faks, metal kapı detektörü, personel takip sistemi, fotokopi, ozalit, baskı makinası, para sayma makinası, klima, soğutma grubu ve soğutma fanları, yangın alarm sistemi, yangın söndürme sistemi, jeneratör, regülatör, asansör, akvaryum, otomatik bariyer, otomatik kapı, kamera, dalgıç pompa, su tahliye motoru, hidrofor, su sebili ve benzeri diğer taşınırların tamir ve bakım hizmetlerini yürütmek
b) Güvenlik ve Temizlik Hizmetleri: Belediyeye ait taşınmazların ve tesislerin güvenliğini sağlamak, temizlik hizmetlerini yürütmek
c) Organizasyon Destek Hizmetleri: Her türlü sosyal organizasyon ve törenlerde ihtiyaç duyulan kürsü, ses düzeni, masa, sandalye gibi araç gereci temin etmek ve tören alanlarını bayrak ile donatılmak ve diğer benzeri destek hizmetlerini vermek
d) Fatura ödemeleri: Belediyeye ait taşınmazlarda ve tesislerde bulunan telefon, sms, adsl, data, elektrik, su, doğalgaz ve benzeri diğer faturaların takibini yapmak, ödeme emri belgelerini düzenleyip Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne teslim etmek
e) Taşınır takibi: Taşınır mal yönetmeliğine göre Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait taşınır giriş ve çıkışlarını bilgisayar ortamında yapmak. Müdürlüğe ait ekonomik ömrünü doldurmuş veya hurda olan taşınırların terkinini, bedelsiz devrini, MKE’ye satış işlemlerini yapmak ve bilgisayar ortamında kayıtlarını tutmak
f) Müdür tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirilmek.
Araçlar Servisi
Madde 7- Araçlar servisinin görevleri şunlardır:
a) Araçların sevk ve idaresi: Belediyeye ait resmi araçların ve hizmet alımı suretiyle kiralanan hizmet araçlarının sevk ve idaresinin yürütülmek, başkanlıktan veya birimlerden gelen araç taleplerini karşılamak, araçların çalışma programlarını oluşturulmak ve uygulanmak
b) Tamir bakım: Belediyeye ait araçların ve iş makinalarının tamir ve bakımlarını, yağ değişimlerini, iç ve dış temizliğini yapmak, araçları hizmete hazır tutmak
c) Akaryakıt: Belediyeye ait resmi araçlar ile hizmet alımı suretiyle kiralanan hizmet araçlarının akaryakıt ikmallerini yapılmak ve kayıtlarını tutmak
d) Evrak kayıt ve yazışma: Belediyeye ait araç ve iş makinalarının sicil dosyalarını tutmak, trafik sigortalarını ve muayenelerini periyodik olarak yaptırmak, tamir ve bakımı yapılacak araçların gerekli formlarını düzenlemek, araç faaliyet raporunu hazırlamak, servis bünyesinde çalışan personelin giriş çıkışlarını takip etmek, ekonomik ömrünü dolduran araç ve iş makinelerinin hurda işlemlerini yapmak.
e) Müdür tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirilmek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürlük Yöneticilerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Destek Hizmetleri Müdürünün görev ve yetkileri
Madde 8- Destek Hizmetleri Müdürü,
a) Birimi yönetir, görev dağılımını yapar ve servisler arasındaki koordinasyonu sağlar.
b) Birimin yazışmalarını yürütür, görev alanı kapsamında belediyenin diğer idareler nezdindeki iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar.
c) Stratejik planın hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeleri hazırlar.
d) Birim performans programını hazırlar.
e) Hizmetlerin şeffaf, planlı, belediyenin stratejik amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır. f) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
g) Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlar.
h) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına ekler.
i) Birimiyle ilgili toplantılara katılır, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlar.
j) Görevlerini yerine getirirken birim içi ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlar.
k) Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar.
l) Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirir; biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapar.
m) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
n) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
Destek Hizmetleri Müdürünün sorumlulukları
Madde 9- Destek Hizmetleri Müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur.
Müdür;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
b) Stratejik plan ve performans programındaki hedeflerin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Birimi ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
Servis Sorumlularının görev ve yetkileri
Madde 10- Servis Sorumlusu,
a) Müdürün belirlediği görev dağılımı doğrultusunda, personeli arasında görev dağılımını yapar ve personelin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlar.
b) Kendine bağlı personelinin performansını periyodik olarak değerlendirip müdüre bilgi sunar; moral, motivasyon ve performans arttırıcı çalışmalar yapar.
c) Servisin iş ve işlemlerini şeffaf, planlı, birimin stratejik hedeflerine, performans programına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütür. d) Servis çalışanlarının eğitim ihtiyacını belirler ve üstüne iletir.
e) Servis çalışanlarının özlük işlemlerini takip eder.
f) Servis içinde düzenli, planlı ve tutanaklı toplantıların yapılmasını sağlar.
g) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
h) Müdürün vereceği benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirir.
Servis sorumlularının sorumlulukları
Madde 11- Servis sorumlusu, servis görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden müdüre karşı sorumludur. Servis sorumlusu;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
b) Performans programındaki servis hedeflerinin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Sorumlu olduğu servis ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Hükümler
Çalışmalarda işbirliği ve uyum
Madde 12- Destek Hizmetleri Müdürlüğünün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Destek Hizmetleri Müdürünün başkanlığında servis sorumlularının katılımı ile ayda bir defadan az olmamak üzere, tutanaklı, düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.
Destek Hizmetleri Müdürlüğünde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler
Madde 13- Destek Hizmetleri Müdürlüğünde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar
Madde 14- Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
Yürürlük
Madde 15- Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 16- Bu Yönetmelik hükümlerini Kâğıthane Belediye Başkanı yürütür.
06.6 MENKUL MALLARIN BÜYÜK ONARIM GİDERLERİ
Menkul malların sermaye bölümüne dâhil olacak nitelikteki bakım-onarımının kurumun bizzat kendisi tarafından, gerekli malzemeler piyasadan temin edilerek ve kurum personelinin teknik bilgisinden ve işgücünden vb. kapasiteden faydalanmak suretiyle yapılması halinde; bakım-onarım sürecinde kullanılan yedek parçalar, hammaddeler, ara mallar, bu malların taşıma giderleri, üretim sürecinde kullanılan enerji bedelleri ve mamul malların alım giderleri ile projelerin fizibilitesi ve kontrollüğü için müşavir firma ve kişilere yapılan ödemeler ile menkul malların bakım-onarımının üçüncü şahıslara ihalesi suretiyle bu işler için müteahhide yapılacak ödemeler bu bölümde sınıflandırılacak olup, III. ve IV. düzeyinde ise aşağıdaki detaylar yer alacaktır.
03.8 GAYRİMENKUL MAL BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ
Taşınmaz mallarla ilgili olarak, bunların ekonomik ömürlerini ve değerlerini artırmaya yönelik yenileme amaçlı bakım-onarımlar dışında kalan ve doğrudan işletmeye yönelik rutin olarak yapılması gereken bakım ve onarımlar (parasal limitlere bakılmaksızın) bu grupta yer alacaktır. Bunlardan bazıları bütçe kanunlarıyla belirlenen limitler ile sınırlı olacak ve bu limitleri geçmeyenler bu bölüme gider kaydedilecek iken limitleri geçen tutarlardaki bakım onarımlar “sermaye” bölümüne gider kaydedilecektir. Bu bölüm, taşınmaz malın kullanım amacına göre kendi içinde alt bölümlere ayrılarak sınıflandırılmıştır.
